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/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr05 / pdoxlab.zip / PDOXLAB.TXT
Text File  |  1993-06-15  |  12KB  |  248 lines
  1. PRODUCT : Paradox for Windows                    NUMBER : ??? 
  2. VERSION   : 1.0
  3. OS              : WIN
  4. DATE         : June 2, 1993                                PAGE       : 1/7
  5.  
  6. TITLE   : How to Set up a Report for Mailing Labels
  7.  
  8. Intended Audience:
  9. Beginning users
  10.  
  11. Prerequisites: Chapters 10, 12 and 13 of the User's Guide Chapter 9 and 10 of the Getting
  12. Started manual A customer database with data
  13.  
  14. Purpose of the TI: To create a report to be used for mailing labels.
  15.  
  16. This Technical Information Sheet will demonstrate a possible way to create a report for mailing
  17. labels. The examples shown in this document can be created by using Customer.db in the sample
  18. directory that comes with your Paradox for Windows application, or with your own database. This
  19. document will describe how to set up mailing labels for Avery Labels Stock #5160 to be printed
  20. on an HP LaserJet Series II, III or HP compatibles. For additional information on mailing labels,
  21. refer to Chapter 10 of the Getting Started manual.
  22.  
  23. To Create the Report:
  24.  
  25. 1. Choose File | New | Report.
  26.  
  27. 2. Select the table you are using for your mailing list. Choose OK.
  28.  
  29. 3. In the Design Layout dialog box select the following options:
  30.  
  31. Style = Multi-Record
  32. Field Layout = By Rows
  33. Multi-Record Layout = Both
  34. Uncheck the Labeled Fields check box
  35. Choose the Select Fields button
  36.  
  37. 4. If there are fields in the table that you do not want to include on your mailing label report, you
  38. can remove them as follows. In the Select Fields dialog box, select a field you do not want on
  39. your label and click the Remove
  40.  
  41.  
  42. PRODUCT : Paradox for Windows                    NUMBER : ??? 
  43. VERSION   : 1.0
  44. 0S              : WIN
  45. DATE        : June 2, 1993                                  PAGE      : 2/7
  46.  
  47. TITLE       : How to Set up a Report for Mailing Labels
  48.  
  49. Field button. Repeat this step for each field that you do not want on the label. For this example,
  50. the Customer No, First Contact, and Phone fields are removed.
  51.  
  52. 5. Choose OK in the Select Fields dialog box.
  53.  
  54. 6. Choose OK in the Design Layout dialog box.
  55.  
  56. 7. Maximize your report by clicking the Maximize button (the up-arrow in the upper right corner
  57. of the report window).
  58.  
  59. 8. To remove the header information, click the page band, then choose Edit | Select All, the
  60. press [Delete]. Paradox will delete all the fields in the page band.
  61.  
  62. 9. Close up the page band by selecting the page band and then drag the page band down to meet
  63. the record band. The pointer will appear as a double pointed arrow when it is in the proper
  64. place to move the page band. Perform the same steps to close up the page band at the bottom of
  65. the report. Scroll to the bottom of the report. Close up the page band by dragging it up to meet
  66. the record band.
  67.  
  68. 10. Your new report is now created. Choose File | Save and give the report a name. It is a good
  69. idea to save your work frequently.
  70.  
  71. To Place a  Calculated field for the City, State and Zip code:
  72.  
  73. For a "Field Squeeze" effect, place the City, State and Zip fields in a calculated field. To do this
  74. remove the State and Zip fields from the report by selecting them with the mouse and pressing
  75. [Delete]. Inspect the City field and select Define Field from the menu, then click the ellipsis (...)
  76. that appears at the top of the list. In the Define Field Object dialog box, click to place a
  77. checkmark in the Calculated check box.
  78.  
  79. To set up the calculation:
  80.  
  81. 1. Click on the arrow next to customer.db and highlight the City field, then click on the Copy
  82. Field button. The
  83.  
  84.  
  85. PRODUCT  : Paradox for Windows                    NUMBER : ??? 
  86. VERSION    : 1.0
  87. 0S               : WIN
  88. DATE         : June 2, 1993                                       PAGE : 3/7
  89.  
  90. TITLE        : How to Set up a Report for Mailing Labels
  91.  
  92. expression [CUSTOMER.City] should appear in the calculated field box.
  93.  
  94. 2. Click in the calculated field box, or press [End] then type +", "+ (plus sign, quotation mark,
  95. comma, Spacebar, quotation mark, plus sign).
  96.  
  97. Caution: if you start typing the plus without first clicking in the calculated field box, or pressing
  98. [End], you will delete the [CUSToMER.city] entry.
  99.  
  100. 3. Next click on the arrow next to customer.db and highlight the State/Prov field and then click
  101. on the Copy Field button. The expression [CUSTOMER.State/Prov] will be copied to your
  102. calculated field.
  103.  
  104. 4. Click on the calculated field again and type +" "+ (plus sign, quotation mark, Spacebar,
  105. Spacebar, quotation mark, plus ) .
  106.  
  107. Click on the arrow next to customer.db and highlight the Zip/Postal Code field, then click on the
  108. Copy Field button. The expression [CUSTOMER.Zip/Postal Code] will be copied to your
  109. calculated field.
  110.  
  111. 6. Another technique to set up the calculation is to type the calculation yourself without clicking
  112. and copying. Type the following calculation in the text box below the Calculated check box:
  113.  
  114. [Customer.City]+", "+[Customer.State/Prov]+ " "+[Customer.Zip/Postal Code]
  115.  
  116. 7. In the calculation shown above, Customer is the table name, and the field name after the dot
  117. (.) is the field name in the table. (You must type the spaces and commas you want inserted
  118. between fields within quotation marks).
  119.  
  120. When you have finished setting up the calculation, choose OK.
  121.  
  122.  
  123. PRODUCT : Paradox for Windows                         NUMBER : ??? 
  124. VERSION   : 1.0
  125. OS              : WIN
  126. DATE         : June 2, 1993                                     PAGE       : 4/7
  127.  
  128. TITLE : How to Set up a Report for Mailing Labels
  129.  
  130. 9. Place the calculated field in the correct position on the label. For the example, place it on the
  131. line following the Street field, and the line before the Country field.
  132.  
  133. Changing the Typeface:
  134.  
  135. To change the typeface of the fields, select the record object by clicking on the record object.
  136. The name of the object you have selected will display on the right side of your status bar (if you
  137. have a field object selected, you could press [Esc] to move to the record object instead of
  138. selecting the record object with the mouse). Then Ctrl+Right-click, select Font, and Typeface
  139. from the menus that appear. To tack the menu to the screen, click on the thumbtack to hold it in
  140. place until you are finished selecting the fonts for all of your fields. For the example, use Times
  141. Roman 10 point bold italic for the Name, and Times Roman 10 point regular for the Street,
  142. calculated field and Country. Select a resident font and point size that will fit your mailing labels.
  143.  
  144. Sizing the Label and Record Layout:
  145.  
  146. To set the margins for your report, choose Report | Page Layout and change the default page
  147. margins by entering the values you want in the text boxes in the Margins panel. Make sure that
  148. they match the margins of your page or labels.
  149.  
  150. To resize the record object on the screen to match your label size, select the record object and
  151. notice that the rulers will indicate the current width and height of the record object. Select the
  152. record object and push it towards the top and left side of your screen to remove any extra space.
  153. Use the handle at the right of the record object to set the width of the record object, and the
  154. handle at the bottom of the record object to set the height. Move the fields so they are
  155. positioned correctly for your label. For the example, the height is set at 1", and the width is set at
  156. 2 5/8".
  157.  
  158. To set the size of the page and the number of labels per page, resize the multi-record object
  159. (MRO) by clicking on it and dragging the bottom handle until the height matches your page
  160.  
  161.  
  162. PRODUCT   :   Paradox for Windows                          NUMBER  :  ???
  163. VERSION     :   1. 0
  164.  0S                :   W IN
  165.  DATE     :   June 2, 1993                                       PAGE        :  5/7
  166.  
  167. TITLE          :   How to Set up a Report for Mailing Labels
  168.  
  169. height size, and dragging the side handle until the width matches the width of your page. Inspect
  170. the MRO and select Record Layout from the menu. In the Record Layout dialog box specify the
  171. number of labels being printed on the sheet, (the number of labels across and the number of
  172. labels ~own). The example uses Avery Laser Labels #5160, 3 across by 10 down. If there is no
  173. separation between labels, (as in the laser printer labels for this example) set the separation for
  174. both across and down at 0. Select the record and push it to the upper left corner of the MRO to
  175. remove any extra space.
  176.  
  177. Select the option "Top-down Then Left-Right", or "Left-Right Then Top-Down". Choose OK.
  178.  
  179. With the first label selected, inspect the object again and make sure Delete When Empty is
  180. checked. Inspect the object again, select Run Time from the menu and uncheck Fit Width, Fit
  181. Height, and Shrinkable (Note: This cannot be done in one step). If a frame is not desired, inspect
  182. the object again and choose Frame | Style and click on the non-frame box at the top of the list.
  183. The final step is to select and inspect the entire MRO and remove the frame. If your record
  184. object is selected, you can press [Esc] to select the MRO.
  185.  
  186. To Preview your Report:
  187.  
  188. Save the file by choosing File | Save. Preview the report by choosing the View Data SpeedBar
  189. button (or you can press [F8] or choose Report | Preview). Check the last row of your labels to
  190. make sure the label height is correct. If it is not, then adjust the size until all the labels display
  191. correctly.
  192.  
  193. Line Squeeze:
  194.  
  195. If you have more than one line for the address, but the address in the database does not always
  196. have two lines of information, it is possible to perform a line squeeze.
  197.  
  198. 1. Move the fields to the center of the record object so there is space around them. Select the
  199. Text tool icon from the SpeedBar and place the insertion point at the
  200.  
  201.  
  202. PRODUCT : Paradox for Windows                    NUMBER : ???
  203. VERSION   : 1.0
  204. 0S              : WIN
  205. DATE        : June 2, 1993                                      PAGE  : 6/7
  206.  
  207. TITLE       : How to Set up a Report for Mailing Labels
  208.  
  209. upper left corner just inside the label and outside the border of the top field. Make sure it is
  210. above the top border of the top field. Holding down the left mouse button, drag the bottom right
  211. corner so the border of the text object entirely encompasses the fields of your label.
  212.  
  213. 2. Select the text object, inspect its properties and choose Run Time, then check Line Squeeze
  214. and Field Squeeze. Select Design and make sure Contain Objects is checked.
  215.  
  216. 3. Return to the record object and click with the cursor to the right of the second field on the
  217. record object. When you only see the cursor and no field is selected, press [Enter]. This will place
  218. a carriage return in front of the field so the field will be on the second line. Press the Down
  219. Arrow key to place the cursor in front of the next field. Press [Enter]. Repeat for each field.
  220.  
  221. Note: The field will not move unless you press [Enter] twice. If you press [Enter] twice, this will
  222. place a blank line in your record object and will defeat the purpose of the line squeeze.
  223.  
  224. 4. Select the text object and inspect the properties. Choose Design Sizing | Fit Text.
  225.  
  226. 5. With the text object still selected, push it to the upper left corner of the record object to
  227. remove any extra space.
  228.  
  229. 6. Preview your report. Your labels should not display blank address lines. The City and State
  230. fields should be directly below the first address line of the label if there is no information in the
  231. second address field.
  232.  
  233.  
  234. PRODUCT : Paradox for Windows                    NUMBER : ??? 
  235. VERSION   : 1.0
  236. OS              : WIN
  237. DATE         : June 2, 1993                                      PAGE : 7/7
  238.  
  239. TITLE        : How to Set up a Report for Mailing Labels
  240.  
  241. 7. Choose Report | Design.
  242.  
  243. 8. Choose File | Save.
  244.  
  245. DISCLAIMER: You have the right to use this technical information subject to the terms of the
  246. No-Nonsense License Statement that you received with the Borland product to which this
  247. information pertains.
  248.